Outsourcing: el arte de delegar
La externalización de servicios, o subcontratación, ha adquirido un rol
fundamental en los últimos años. Cada vez son más las empresas que eligen
confiar en terceros a la hora de llevar a cabo tareas diversas. Entre las muchas
ventajas que nos brinda la contratación de equipos externos resaltan el ahorro
de tiempo y esfuerzo, el incremento del rendimiento global de la compañía, y
un aumento de la eficacia a la hora de centrar la atención en las tareas que
resultan estratégicas para la realización de su actividad productiva
fundamental.
Movilizar recursos hacia otra entidad puede, a simple vista, parecer una
decisión desacertada. La mayoría de los directivos suponen que esta
descentralización del trabajo afectará la productividad y la calidad de los
servicios que brindan, o simplemente que implica ceder la cartera de clientes
que con tanto esfuerzo se ha logrado construir.
Es necesario que quienes toman las decisiones finales conozcan las ventajas
del outsourcing (también conocido como tercerización) y las múltiples
facilidades que este pone a su alcance. La contratación de personal externo, en
muchos casos, supone una ampliación de los servicios que la empresa puede
brindar, a la vez que permite a la misma centrar sus esfuerzos en otras áreas
de mayor relevancia para su actividad comercial principal. La externalización
viene a ser entonces una herramienta para acrecentar la competividad y la
productividad.
¿Cómo hacerlo?
Saber delegar es un arte que requiere de análisis. En primer lugar se deben identificar aquellas tareas que no requieren de la atención plena por parte de los directivos y que pueden ser comisionadas a terceros. Una vez establecidas las áreas a externalizar, será necesario realizar un estudio de viabilidad para determinar si es factible, a nivel económico, la contratación de equipos de trabajo externos para hacerse cargo de dichas labores. Este análisis debe ser realizado por un pequeño conjunto de trabajadores, designados específicamente para esta tarea, que no se vean personalmente afectados por el resultado de la evaluación.
En segundo lugar, se debe encontrar una empresa que ofrezca los servicios que se desean delegar con un nivel de calidad igual o superior al que se ejecuta internamente. En este momento ya se deben involucrar los departamentos de Recursos Humanos y el Jurídico para que lleven a cabo la licitación y redacción de los contratos pertinentes, en los que deben quedar debidamente descritos los servicios a contratar, el pago por los mismos y el tiempo de duración de la subcontratación.
Un proyecto de tercerización debe incluir, además, un detallado plan de transición en el que se especifique dónde se realizaran los servicios de outsourcing, si el personal de la empresa contratadora participará en el trabajo tercerizado (ya sea de forma temporal o definitiva), y quién se hará respnsable de proporcionar las herramientas o el equipamiento necesarios para la realización de la actividad económica.
Se debe mantener en todo momento comunicación directa con la entidad que ha sido subcontratada, de esta manera se podrá evaluar continuamente la calidad del servicio, a la vez que se comparan los resultados para verificar que realmente se está llevando a cabo la tarea planteada y se están cumpliendo a cabalidad los objetivos previstos inicialmente. Para ello, se establecerán una serie de indicadores de calidad y niveles, entre la empresa cliente y la contratista.
Conclusiones
El outsourcing se produce en un contexto de cooperación entre dos organizaciones que se agrupan para poder proveer al cliente de un mejor servicio y obtener mayores beneficios. La subcontratación o externalización, mediante el surgimiento de socios o aliados estratégicos, ayuda a construir un valor compartido y permite mejorar el rendimiento de la empresa, ganar acceso al mercado y a oportunidades de negocio a través de la red de proveedores.
Algunas empresas de outsourcing, cuantan con tecnología o personal calificado al que de otra forma no se podría tener acceso. De esta manera se elimina la necesidad de contratar expertos a tiempo completo, o de invertir en la formación de algunos empleados, dándole a la compañía la oportunidad de poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla. La disminución y control de gastos que supone la subcontratación permite enfocarse en lo que es realmente importante: la actividad que hace a la empresa ganar dinero.